COVID-19: DREI divulga normas para participação e votação a distância
Em continuidade ao Informativo BMA divulgado em 2 de abril sobre a Consulta Pública nº 2/2020, informamos que o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (“DREI”) divulgou a Instrução Normativa DREI nº 79/2020 (“IN 79”), regulamentando a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Como se vê, a IN 79 acatou nossas sugestões e mitigou a responsabilidade das sociedades por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
A IN 79 esclarece que as reuniões e assembleias podem ser: (i) semipresenciais, quando a participação e votação poderá ser em local físico e a distância e (ii) digitais, quando a participação e votação só ocorrer a distância, i.e. o conclave não ocorrerá em local físico.
Dentre as alterações regulamentares trazidas pela IN 79, são destaque:
ASSUNTO | REGRA |
|---|---|
Convocação | O instrumento de convocação deverá: (i) informar, em destaque, a forma de realização do evento; (ii) detalhar como ocorrerá a participação e votação a distância; e (iii) listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios, associados e eventuais representantes legais possam participar do conclave, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico até 30 minutos do início dos trabalhos. |
Boletim de voto a distância | O boletim de voto a distância deve conter: (i) todas as matérias constantes da ordem do dia; (ii) orientações sobre o seu envio; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. A sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual. O boletim de voto a distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 dias antes da data da realização do conclave. |
Sistema Eletrônico | Os requisitos para a utilização do sistema eletrônico, dentre outros, são: (i) o registro de presença dos participantes; (ii) o registro do voto a distância; (iii) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; (iv) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas; e (v) a gravação integral do conclave para ficar arquivada na sede da sociedade. |
Local para realização das assembleias e reuniões | Reuniões ou assembleias semipresenciais devem ser realizadas na sede da companhia ou, por motivo de força maior, em outro lugar, desde que seja no mesmo Município da sede; as digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade. |
Ônus da comprovação do recebimento de documentos e informações por acionistas e sócios | A sociedade deverá, em até dois dias do recebimento da documentação, comunicar a validade ou eventual necessidade de retificação do que foi recebido, ao acionista ou sócio. |
Contratação de terceiros | A sociedade poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais. |
Lista de presença | Considera-se presente na reunião ou assembleia a pessoa que: (i) comparecer fisicamente; (ii) enviar boletim de voto a distância válido; ou (iii) pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância. |
Ata da reunião ou assembleia | A ata da reunião ou assembleia deve: (i) constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância; (ii) conter as assinaturas dos membros da mesa com certificado digital; (iii) ser passível de impressão em papel; e (iv) conter declaração do presidente da mesa atentando o cumprimento dos requisitos legais e da IN 79. |
As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (COVID-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.
Por fim, destacamos que alguns pontos e evoluções da IN 79, resultantes da Consulta Pública DREI nº 2/2020, podem servir de inspiração para as alterações da Instrução CVM nº 481/09, objeto da Audiência Pública CVM-SDM 3/2020, conforme nosso informativo divulgado em 7 de abril de 2020.
Para acessar a íntegra da IN 79, clique aqui.
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Crédito da imagem: jcomp/Freepik
